Aftale om levering af mad

Aftal aldrig noget mundligt - indgå en sskriftlig aftale.
Af den skriftlige aftale skal det fremgå:
Pris alt inklusive
Dato og tidspunkt for madens levering
Den præcise menu og antal kuverter
Hvilken tilstand maden er i ved ankomsten?
Er der eventuel en vejledning med om opvarmning, udskæring m.v.?
Hvor længe kan der justeres i antallet af kuverter?
Hvad koster det ekstra, hvis der justeres efter "deadline"?
Skal der betales depositum eller bestillingsgebyr?
Vilkår ved annullering - hvor meget skal der betales?
Hvornår skal der betales - og hvordan?
Hvem har ansvaret for firmaets udstyr under festen?
Hvornår og i hvilken tilstand skal eventuelt lånt udstyr returneres?

Hvis der følger kok og andre hjælpere med:
Af den skriftlige aftale skal det fremgå:
Hvad tid kommer de og hvad tid går de?
Hvad er deres præcise opgave?
Hvordan skal de aflønnes og hvornår?
Er der en minimumstakst, og skal de have kørselspenge?

Det er en stor fordel for værtsfolkene at have tilpas med hjælp under hele festen. Hvis man ikke hyrer professionel hjælp, er det vigtigt at instruere hjælperne meget grundigt. Det gælder selvfølgelig specielt, hvis hjælperne er uøvede.

Ændringer - afbestilling
Firmaerne har meget forskellige betingelser for ændring i kuvertantal og afbestilling. Nogle accepterer ændringer i kuvertantal indtil få dage før festen, andre ønsker et endeligt antal seks dage før.

Betingelserne for afbestilling er også meget forskellige, så få vilkårene for ændringer og afbestilling skriftligt før aftalen indgås.

Afbestillingsforsikring
Nogle firmaer tilbyder, at man kan tegne en afbestillingsforsikring. Den vil typisk træde i kraft ved alvorlig sygdom eller dødsfald i værtsfamilien og den allernærmeste familie, og vil normalt ikke omfatte en aflysning af festen af andre grunde.