Reception

En reception kan være af privat karakter, f.eks. runde fødselsdage, bryllup/bryllupsdag, ny bolig, jubilæum eller andet.

En reception kan også være af forretningsmæssig karakter, f.eks. nyansættelse, afsked, nye lokaler, fusion, nye produkter, jubilæum (firma eller person) eller blot et forum for opmærksomhed.

Opdelingen holder alligevel ikke helt, da nogle fejrer deres runde fødselsdag eller personlige jubilæum, på jobbet.

Nogle receptioner er primært for at fejre selve begivenheden. Andre receptioner må siges at være mere reklameorienterede, f.eks. med nye produkter eller nye lokaler og måske dermed nye muligheder for kunderne.

Planlæg en reception

1. Målet med receptionen skal fastlægges -det officielle og/eller det uofficielle. Skal der følges op på målet? Hvordan?

2. Hvem skal inviteres - primære, sekundære og evt. politikere, presse. Invitationer - som udsendes 2-3 uger før- skal indeholde: anledning, hvem, dato, tid, evt. påklædning og svar ønsker (s.u.). Annoncering - anledning, hvem, dato, tid, varighed og ikke mindst hvor / i hvilke blade annoncen skal bringes, f.eks. 1 uge før arrangementet. Brug gerne et billede, logo eller lign.

3. Hvad må det koste - udarbejd et budget - og husk alle detaljer.(dette har betydning for punkt 4. og 6.)

4. Hvor skal det holdes - i egne lokaler eller "ude i byen" - se efterfølgende om servering. Skriv gerne en kørevejledning og parkeringsanvisning.

5. Hvornår skal være - formiddag, eftermiddag, efter fyraften eller aften. Mandag-torsdag, fredag eller weekend? Det afhænger af hvem du vil invitere.

6. Servering! "Gør det selv", med hjælp internt eller alt leveret af firma der har erfaring? Der skal tænkes på: borde, stole, service, opdækning, blomster, buffet, drikkevarer, servering, afrydtning, musik evt. underholdning og oprydning/rengøring efter arrangementet.

7. Skal begivenheden foreviges af en fotograf på billede eller video? Vær forberedt på gaver (blomstervaser) og gaveregistrering, så du efter arrangementet kan se hvem der har givet hvad og evt. sende takkekort.

Et firma der har erfaring i receptioner kan påtage sig bl.a.: at udsende indbydelser, at levere udsøgt receptionsmad, at levere øl, vand og vin, at sørge for andre indkøb, at dægge borde, at stå for udsmykning, at skaffe og lede personale, at leje service, borde, stole, telte etc., at sørge for eventuel pressedækning, at engagere toastmaster, musik, lydanlæg, underholdning, at sørge for fotograf, at registrere gaver, at udsende takkekort/breve og meget mere.
Spørg StadionCafe.dk

Vært ved en reception

Vær klar i god tid!
Sørg for selv at være fuldstændig fritaget for alt det praktiske, under selve receptionen. Brug hjælpere og forklar hvad de skal gøre - og hvornår.

Brug denne checkliste!

Skilte / vejvisning / flag
Modtagelseskomité
Garderobe
Gaveregistrering
Navneskilte
Gæstebog
Velkomsttale/andre taler?
Person eller produktpræsentation/rundvisning?
Cirkuler selv og skab cirkulation
Check at buffetten vedligeholdes
Check at drikkevarer er klar
Musik / underholdning
Fotografering / videooptagelse
Afslutning / oprydning

Gæst ved en reception

Har du fået en invitation? Skal der svares?
- S.U. = Svar Udbedes.
- R.S.V.P. = Rèponse, S'il Vous Plait = Svar udbedes.
- Regrets only = at der ønskes svar, hvis man ikke kommer.

Hvorfor er jeg inviteret?
Hvad er min forbindelse til hovedpersonen / virksomheden?
Forventes der noget af mig? F.eks. en gave, en tale eller optræden?
Husk at medbringe visitkort, smil og et åbent og venligt sind.
Er invitationen personlig eller gælder den ægtefælle / medarbejder.
Påklædning en normalt mørkt tøj for herrerne og mere frit for damer.

Ved ankomsten:
Aflever gave med påhæftet visitkort.
Skriv dit navn i gæstebogen og benyt evt, udleveret navneskilt.
Hils på vært / værtinde.
Cirkulér! Hæng ikke ved buffet'en og sid ikke i lokalets bedste stol.
Er man ledsaget af sin ægtefælle, cirkulerer man sammen.
Er man sammen med kolleger, cirkulere man hver for sig.
Man skal ikke være påtrængende og afbryde samtaler.
Man skal ikke danne klike/gruppe eller klæbe til enkeltpersoner.
Spørg andre hvem de er, hvad de beskæftiger sig med eller interesserer sig for?
Vær en god lytter - husk at bruge dine visitkort.
Spis ikke hele tiden - vær klar til at hilse og give hånd.
Pas på drikkevarerne!
Forlad receptionen før den slutter - vær aldrig den sidste gæst.